Klachtenreglement

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1.
In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen het volgende verstaan:

Klacht: Uiting van ontevredenheid
Betrokkene: De persoon jegens wie de gedraging dan wel uitlating, als omschreven in artikel 2 van dit reglement, heeft plaatsgevonden.

Paragraaf 2. Indiening van een klacht

Artikel 2.
2.1.
Een ieder heeft recht om over de wijze waarop de medewerkers van Roelvink Advocaten zich bij de uitoefening van hun werkzaamheden jegens hem of haar hebben gedragen dan wel uitgelaten, een klacht in te dienen bij Roelvink Advocaten.

2.2.
Onder medewerkers van Roelvink Advocaten, als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, worden mede verstaan derden die in opdracht van Roelvink Advocaten werkzaamheden ten behoeve van cliënten van Roelvink Advocaten hebben verricht.

Artikel 3.
3.1.
Een klacht kan zowel schriftelijk als mondeling bij Roelvink Advocaten worden ingediend.

3.2.
Voor behandeling van een klacht zijn de volgende gegevens noodzakelijk:

de naam en het adres van de betrokkene;
de naam van de persoon op wiens gedraging dan wel uitlating de klacht betrekking heeft;
de datum waarop de gedraging dan wel uitlating waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden;
een omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft.

3.3.
De betrokkene kan zich laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.

Paragraaf 3. Ontvangstbevestiging

Artikel 4.
4.1.
De ontvangst van de ingediende klacht wordt schriftelijk binnen twee weken bevestigd.

4.2.
De ontvangstbevestiging bevat:

de datum waarop de gedraging dan wel uitlating waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden;
een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft;
een beschrijving van het verloop van de klachtprocedure;
de vermelding van een contactpersoon tot wie de betrokkene zich desgewenst kan wenden.

4.3.
Indien de klacht onvoldoende gemotiveerd is kan Roelvink Advocaten de betrokkene vragen de klacht nader te motiveren.

Paragraaf 4. Wijze van behandeling

Artikel 5.
5.1.
De behandeling van de klacht geschiedt door de leidinggevende van degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, mits deze bij de gedragingen niet betrokken is geweest. In geval van (mede) betrokkenheid van de leidinggevende wordt de klacht behandeld door diens leidinggevende. Indien de klacht gericht is tegen de hoogst verantwoordelijke persoon bij de organisatie zal de klacht behandeld worden door degene die na deze persoon de meeste verantwoording draagt.

5.2.
Roelvink Advocaten is niet verplicht de klacht te behandelen indien:

Zij betrekking heeft op een gedraging waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit reglement is afgehandeld;
zij betrekking heeft op een gedraging die langer dan zes maanden voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

5.3.
Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt betrokkene zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen zes weken na indiening van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 6.
Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.

Artikel 7.
7.1.
Roelvink Advocaten stelt de betrokkene en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.

7.2.Van het horen wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Het verslag wordt aan de betrokkene en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft toegezonden.

Artikel 8.
8.1.
Roelvink Advocaten handelt de klacht af binnen 10 weken na indiening.

8.2.
Roelvink Advocaten kan de afhandeling van de klacht voor ten hoogste 6 weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk en gemotiveerd mededeling gedaan aan de betrokkene.

Artikel 9.
Roelvink Advocaten stelt de betrokkene schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de beslissing op de klacht, alsmede van de eventuele maatregelen die daaraan verbonden zijn of zullen worden.

Paragraaf 5. Registratie

Artikel 10.
Roelvink Advocaten draagt zorg voor een registratie van de behandelende klachten. Deze registratie bevat het aantal ingediende klachten, de aard van de ingediende klachten alsmede de naar aanleiding van de ingediende klachten getroffen maatregelen.

Paragraaf 6. Slotbepalingen

Artikel 11.
11.1.
Dit reglement ligt voor een ieder ter inzage op het hoofdkantoor van Roelvink Advocaten en staat op de website van Roelvink Advocaten.

11.2.
Op verzoek wordt aan een ieder kosteloos een afschrift van dit reglement verstrekt.

Artikel 12.
Dit reglement treedt in werking met ingang van 27 mei 2020.

-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-